Doküman Yönetimi Nasıl Oluşturulur?
Doküman Yönetimi ve İş Akışı İlişkisi
İşletmelerin iş akışında rol oynayan doküman yönetimi, yetkiye göre oluşturulmaktadır. Yetki verilen kişiler doküman yönetimine ulaşabilir. Dosya dolabı açılışıyla ilgili bir sınır yoktur. Birçok konuda dosya dolabı açılabilir. Doküman yönetimi oluşturulurken benzer tipteki olanlar aynı dosya dolabına koyulur. Birbirine benzer konudan oluşan dokümanlarda aynı dosya dolabındadır. Doküman yönetimi ile oluşturulan dosya dolaplarının içindeki doküman tiplerinde kısıtlama yapılabilir. Dosya dolaplarının aynı zamanda kimlere açık kimlerden gizli olacağı da belirlenir. Dosya dolaplarındaki dokümanlar hem gruplara hem de kategorilere ayrılarak sınıflandırılmıştır. Doküman yönetimi yetkisi olan kişiler, dosya dolaplarında arama yaparken; Bu tür dosyaların yazdırılması da sınırlandırılır. Yetkili kişiler dokümanları açıp, düzenleyebilirler. Doküman yönetimi ve iş akışı ilişkilerini detaylı olarak https://www.paperwork.com.tr/dokuman-yonetimi-genel-bakis sitesine tıklayarak öğrenebilirsiniz.
- Yazar,
- Kategori,
- Onay durumu,
- Hangi firma,
- Oluşturulma tarihi,
- Doküman geçerlilik tarihi,
- Ana- alt gruplar,
- Doküman kodu- tipi ele alınır.
Doküman Yönetimi İçinde Bilgi Güvenliği
Doküman yönetimi, yetkiye göre yapılmaktadır. Doküman yönetiminde; iş akışının sağlanması, onaylama ve bilgilendirme çok önemlidir. İşletme bünyesinde yetki verilen kişilere doküman içindeki bilgiler e-mail ile gönderilir. Tüm dokümanlar ve işlem tipleri için ayrı ayrı onay tanımı yapılmalıdır. Dokümanlara onay verilirken e-mail’den tuşa basılarak elektronik imzayla onaylanır. Doküman yönetimi içinde onaylar; karışık, seri ve paralel olarak gerçekleşmektedir. Doküman yönetimi üzerinde değişiklik yapılabiliyor. Doküman yönetimi; onay-işlem seçenekleri, onay süresi ve ikaz şekline göre hazırlanır. Doküman yönetimi içinde kişiye göre dokümanlar oluşturulabilir. Dokümanların kimler tarafından okunacağı, düzeltileceği ve yöneteceği de belirlenir. Doküman yönetiminde kullanıcılar listesi yalnızca okuma yetkisi olanlar tarafından görüntülenir. Doküman yönetimi, gizlilik yönünden hassas olan dokümanların kopyalanması engellenebilir.
