Doküman Yönetim Uygulamalarında Olması Gereken Özellikler

Doküman yönetimi sistemleri dokümanların ortak kullanımlarındaki elektronik bir kitaplığa aktarılmasını, akıllı aramlar ile ilgili olarak da tek bir noktadan erişilmesini, doküman yönetimi bazlı güvenlik kontrolleri altında ve tanınmış yetkiler çerçevesinde kullanılması revizyon ve versiyon kontrolleri altında da bulundurulması ve her zaman için güvenli bir şekilde arşive katılması ve alınabilmesi mutlaka gerekmektedir. Dokümanların sistemlere alınması elektronik formatta olan ya da elektronik olarak meydana getirilen dokümanlar için yapılan bir işlem olmaktadır. Buna göre herhangi bir ofis uygulaması kullanılarak da hazırlanan bir doküman yönetimi sistemlerinin saklanması esnasında, bütün kullanıcıların doküman profil bilgilerinin oluşturulması istenmektedir. Bu profil bilgileri ise genellikle; dokümanın adı, konusu, tipi, yazarı, grubu, yaşı, güncelleme tarihleri, yetki bilgileri, arşivleme seçenekleri tipi vb. bilgilerdir ve parametreden meydana gelirler. Aynı zamanda dokümanların da fiziksel olarak bulundukları yerin bilgileri de doküman yönetimi sistemleri tarafından da algılanır ve ilgili bilgiler ilişkiler bir veritabanına aktarılmasını sağlanmaktadır.

Elektronik doküman yönetimi alanlarında verimli arama yapılabilmesi için de erişim kolaylıklarının mutlaka arttırılması gerekmektedir. Dokümanlar sistemlere belirli arama kriterlerine baz oluşturacak şekiller dahilinde tanımlanmaktadır ve indekslenirler. Aynı zamanda ise tam metin indeksleme doküman yönetim sistemlerinde yer alarak kullanılan içerik tarama bazlı, gelişken arama algoritmalarını da gerektiren bir diğer arama getirme metodu olmaktadır. Doküman yönetimlerinde yaygın olarak kullanılan arama motorları genellikle verity ve fulcrum olmaktadır.